sunnuntai 21. tammikuuta 2018

Takuuvarma konsti pitää kokoukset raiteillaan

Tuntuuko sinusta joskus, että yhdistyksenne hallituksen kokoukset eivät ole edes palaveripullan arvoisia? Keskustelu hoippuroi sinne sun tänne kuin väsynyt matkailija ravintolavaunussa eikä perille tunnuta päästävän koskaan. Lämpimässä sisätilassa (oletan että kokoustatte sisätiloissa, muukin on tietysti mahdollista) oleskelu on tosin näin talvella mukavaa sinänsä, mutta voisihan siellä toki muutakin tehdä.

Kuva: Darren Bockman, Unsplash

Eipä hätää, pitkä ja ajoittain varsin puuduttavakin kokousurani on saanut minut keksimään ratkaisun. Eikä sitä edes ole valmistettu käymisteitse! Sellaisia ratkaisuja suosittelen vasta kokous on asiallisesti päätetty. (Olenhan aiemmin kirjoittanut jatkojen järjestämisestä.)

Ratkaisu on seuraavanlainen: joka kerran, kun joku ehdottaa jonkinlaista toimenpidettä, kysy heti kuka sen tekee. Jos joku ehdottaa että haette "jotain apurahaa joltain säätiöltä", kysy kuka tekee hakemuksen. Jos joku ehdottaa että jäsenmäärää pitäisi kasvattaa, kysy kuka vastaa siitä että hanke etenee.

Jos kokouspöytäkirjassa lukee "kartoitetaan yritysyhteistyön mahdollisuuksia", kuinka todennäköistä on että yritysyhteistyö lähtee käyntiin? "Seppo ja Teppo sopivat tapaamisen Happy Hipster -panimon toimitusjohtajan kanssa ja keskustelevat virvokkeiden lahjoittamisesta kevätriehaan" kuulostaa toiminnolta, jonka toteuttaminen on ihan todennäköistä. Ellei mitään tapahdu, Seppoa ja Teppoa voi muistuttaa asiasta.

Lähtökohtaisesti yhdistysaktiiveilla on hyvää tahtoa ja hyviä ideoita. Se, mikä joskus puuttuu, on toiminta. Aina kysymys ei ole laiskuudesta tai osaamisen puutteesta, vaan kukaan ei oikein tiedä kenen pitäisi tai kuka edes saisi toimia yhdistyksen nimissä. Vastuuhenkilön selkeä nimeäminen poistaa tämänkin ongelman.

Pieni, mutta tehokas annos konkretiaa pitää kokouksen kuosissa ja tekee pöytäkirjoista seuraamisen arvoisia dokumentteja. Kun kokouksissa tehdään toimintaa ohjaavia päätöksiä, niissä käyminen tuntuu vaivan arvoiselta ja jopa innostavalta.


Saisinko lähettää sinulle muutaman kerran vuodessa sähköpostia? Kerron uutiskirjeessä tulossa olevista kursseista ja muusta kiinnostavasta. Uutiskirjeen voi tilata täällä.

Muistahan käydä Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa!