sunnuntai 22. lokakuuta 2017

Tapahtumalippujen ennakkomyynti

Kaveri soitteli äskettäin jutellakseen yhdistyksen järjestämän tapahtuman lippujen ennakkomyynnistä. Miten myydä tapahtumiin ennakkolippuja siten, ettei yhdistyksen info@-sähköpostiin vastaava taho ylikuormitu? Ja miten ihmiset ylipäätään saa houkuteltua ostamaan lippuja ennakkoon? Saimme aiheesta varsin pitkän ja hedelmällisen keskustelun aikaiseksi ja esitänkin nyt sen yhteenvedon teille, rakkaat lukijat.

Aikainen lintu alennuksen nappaa


Lippujen myyminen ennakkoon on järkevää monestakin syystä. Kun tiedetään, paljonko ihmisiä on tulossa, osataan heidän tuloonsa varautua. Tarvittaessa voidaan varata isommat tai pienemmät tilat sekä tarpeeksi tarjoiluja tai osallistumisvälineitä. Joskus lippurahoja voidaan tarvita ennen tapahtumaa, jotta erilaisia tapahtumaan liittyviä kuluja saadaan katettua. Ja tähän väliin pakollinen varoitus: ottakaa vain harkittuja taloudellisia riskejä!

Joka tapauksessa ennakkoliput ovat usein hyvä idea järjestäjän kannalta. Rahojaan ja vapaa-aikaansa tarkasti vartioiva ihmisyksilö sen sijaan haluaa säilyttää mahdollisuutensa avoimina viimeiseen asti. Valinnanvapauden vapaaehtoinen kaventaminen tuntuu houkuttelevalta vain, jos siihen on hyvä syy. Epäilys siitä, että liput myydään loppuun, on tehokas syy lyödä suunnitelmansa lukkoon. Harvat yhdistysten järjestämät tapahtumat kuitenkaan ovat näin suosittuja, vaikka toki niitäkin on.

Toinen vahva kannustin tapahtumaan sitoutumisessa on raha. Mikäli liput saa ennakkoon edullisimmin kuin tapahtumapaikalta, tuntuu niiden varhainen ostaminen järkevältä ja suorastaan säästäväiseltä. Jos haluaisin myydä lippuja ennakkoon, tarjoaisin sellaista aikaisen ostajan alennusta että se tuntuu kukkarossa.

Kuva: Tom Sodoge, Unsplash

Lipunmyyntiä ilman hermoromahdusta


Jos osallistujia on vähän, on lippuvarausten ohjaaminen yhdistyksen sähköpostiin hyvä ja toimiva tapa hoitaa lippujen myynti. Osallistuja kirjoittaa sähköpostiin haluavansa ostaa niin ja niin monta lippua, ja yhdistyksen puuhahenkilö kertoo vastaussähköpostissa miten liput voi maksaa. Jos osallistujia on paljon, sähköpostiliikenne käy kokopäivätyöstä. Hyvin puuduttavasta sellaisesta.

Lippujen myyminen netin kautta säästää myyjän hermoja ja voi tuntua ostajastakin helpommalta. Sähköpostissa kun joutuu miettimään mitä kirjoittaa ja mitä vastaanottaja siitä ajattelee, kun taas nettikaupassa ruutujen rastittaminen riittää. Joskus lipunmyynnin ulkoistaminen siihen erikoistuneelle yritykselle on välityspalkkion arvoinen helpotus. Joskus taas on järkevää laittaa liput myyntiin omaan verkkokauppaan. Jos verkkokaupan perustaminen mietityttää, verottajan vastauksia löytää postauksesta Yhdistyksen verkkokauppa: verottaja vastaa.

Joskus tapahtuman osallistujia pyydetään maksamaan osallistumismaksut suoraan yhdistyksen tilille ja merkitsemään viestikenttään osallistujan nimi ja muut tarvittavat tiedot. Periaatteessa tämä on kätevää. Käytännössä viestikentän täyttäminen saattaa unohtua ja tapahtuman lippupisteellä ihmetellään, onko lippu Suksimuksujen rullasuksiriehaan maksettu mummon, vaarin vai naapurin Reiskan tililtä. Jos osallistujajoukko on pienehkö ja ennalta tunnettu, tämäkin lipunmyyntitapa voi toimia hyvin.

Tsemppiä lipunmyyntiin ja tapahtumajärjestelyihin! Jos kaipaatte koulutusta nimenomaan ruohonjuuritason yhdistystoiminnan näkökulmasta, tsekkaa Tapahtumavarainhankinta -koulutukseni.

Vielä ehtii ilmoittautua opettamalleni Varainhankinnan peruskurssille tai hankehallinnon peruskurssille Espoon työväenopistoon!

Saisinko lähettää sinulle muutaman kerran vuodessa sähköpostia? Kerron uutiskirjeessä tulossa olevista kursseista ja muusta kiinnostavasta. Uutiskirjeen voi tilata täällä.

Muistahan käydä Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa!