sunnuntai 25. kesäkuuta 2017

Tapahtuman järjestäminen ja yhdistyksen varainhankinta

Amerikkalaisissa elokuvissa järjestetään usein hienoja hyväntekeväisyysgaaloja. Suomalaisissa elokuvissa taas saatetaan viihtyä lavatansseissa, jotka nekin ovat todennäköisesti Perä-Syrjälän nuorisoseuran järjestämät. Tapahtumien järjestäminen varainhankinta toiveena ja tavoitteena on siis perinteikästä puuhaa.

Tapahtumat eivät tuota pelkästään rahaa, vaan parhaimmillaan ne tuovat uusia yleisöjä, huomiota niin toimitetussa kuin sosiaalisessakin mediassa ja jos oikein hyvin käy, yhdistyksen tapahtumasta muodostuu odotettu perinne. Ne tarjoavat jäsenille ja yhdistyksestä kiinnostuneille mahdollisuuden osallistua, joko tapahtuman kävijänä tai vapaaehtoisena.

Joskus taas tapahtuma on jo olemassa yhdistyksen toiminnan tärkeänä osana. Urheiluseura järjestää kilpailuja, harrastajateatteri näytöksiä ja lukemattomat muut yhdistykset monenlaista muuta jännittävää. Vaikka varainhankinta ei olisikaan ensimmäisenä mielessä näitä tapahtumia järjestäessä, voisi sillekin suoda ajatuksen tai pari. Jos rahan ajatteleminen tuntuu pahalta, voi miettiä sitä kuinka lisäpalveluilla voi tehdä tapahtumasta sen osallistujille paremman. Meinaan että joskus sitä todella kaipaa kahden euron pahvimukikahvia katseltuaan Perä-Syrjälän twerkkausyhdistyksen ikämiessarjan kevätkatselmusta.

Kuva: Melissa Askew, Unsplash
Kaiken tuomansa hyvän lisäksi tapahtumat kuitenkin myös vievät  paljon aikaa, energiaa ja muita resursseja, mukaan lukien taloudellisia. Vastuuta kannattaa jakaa jo alusta lähtien, sillä yhteistyö tarkoittaa enemmän viestinviejiä tapahtumalle. Vaikka mainetta, kunniaa ja myös taloudellista menestystä joutuisi jakamaan, voi kakku olla yhteistyön myötä sen verran suurempi että jakaminen kannattaa.

Enemmän on enemmän myös tulonlähteiden suhteen. Niitä kannattaa olla useampia samassa tapahtumassa: nekään eivät välttämättä tuo mukanaan ainoastaan rahaa, vaan myös osallistumisen mahdollisuuksia niin yhteistyökumppaneille kuin osallistujillekin. Pääsylippujen lisäksi kävijöille voi tarjota myös kahvia, hattaraa, arpoja, yhdistyksen kannatusjäsenyyttä ja vaikka twerkkauksen - tai mitä nyt yhdistyksessänne teettekin - pikakurssia.

Varmaa reseptiä onnistuneen tapahtuman järjestämiseksi ei ole, mutta muiden kokemuksista ja ideoista voi ottaa oppia. Yksi hyvä tapa innostua ja oppia uutta on osallistua tarjoamaani Tapahtumavarainhankinta -koulutukseen.

Koulutuksessa käsitellään muun muassa seuraavia aiheita:

- mistä raha tulee: tapahtumien monipuoliset tulovirrat
- kuinka saada ihmiset mukaan: verkostojen voima
- millaiset tapahtumat on todistettu toimiviksi: tapahtumavarainhankinnan perinteet
- mikä on sallittua: yleiskatsaus tapahtumia koskevaan lainsäädäntöön
- … ja paljon muuta!

Koulutus sopii kaikille, jotka järjestävät tai haluaisivat järjestää tapahtumia osana yhdistyksen varainhankintaa. Suomen kielen lisäksi koulutus on saatavilla myös viroksi ja englanniksi. Kolmen tunnin koulutus maksaa 400 e + alv 24 %. Jos kiinnostuit, kysy lisää sähköpostilla jenni.kallionsivu@paluu.fi. Koulutuksistani löytyy lisää tietoa myös täältä.

Ja muista käydä tykkäämässä Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa!

sunnuntai 11. kesäkuuta 2017

Uuden jäsenen vastaanottaminen

Uudet jäsenet tuovat yhdistyksiin uutta energiaa, uusia ideoita ja tämän blogin näkökulmasta katsottuna tietysti myös jäsenmaksuja. Jäsenmaksutulohan on "makeinta nektaria, mitä yhdistyksen tilille voi valua", kuten eräs Jenni Kallionsivu kerran kirjoitti. Yhdistyksen jäsenyys voi olla tärkeä osa elämää pitkän aikaa, joskus vuosikymmeniäkin.

Alkuhuuma kantaa kauas


Pitkissä suhteissa on monenlaisia aikoja, mutta muistot ihanista alkuhetkistä kantavat monien vaikeiden vaiheiden yli. Siksi uusien jäsenien vastaanottamiseen kannattaa panostaa ainakin hiukan aikaa ja vaivaa. Joissain yhdistyksissä järjestetään uusien jäsenten iltoja, mikä kuulostaakin mainiolta tavalta. Aina se ei kuitenkaan ole mahdollista, Yksinkertaisin, nopein  ja edullisin tapa toivottaa uusi jäsen tervetulleeksi on lähettää hänelle tervetulokirje.

Liittymispäätöksen juuri tehnyt ihminen on todennäköisesti juuri nyt kiinnostunut kaikesta, mitä yhdistyksenne tekee. Tavoitteenne ja toimintanne on kiinostanut häntä niin paljon, että hän on ottanut jäsenyyteen johtavat askeleet. Tätä innostusta kannattaa ruokkia ja kehittää siitä kaikkia osapuolia rikastuttava suhde. Juuri nyt on oikea aika kertoa, mitä kaikkea hienoa jäsen pääsee tekemään, näkemään ja kokemaan.

Melissa Johnson, Unsplash

Jos se toimii, käytä sitä


Pyörää ei kannata keksiä joka päivä uudelleen, vaan saman viestin voi lähettää kerta toisensa jälkeen aina uusille jäsenille. Kun viestin kirjoittaa (tai piirtää, kuvaa videolle tai kertoo muilla tavoin) kerran hyvin, sitä voi käyttää pitkän aikaa. Vuosikausia samaa kirjettä ei toki kannata lähetellä, ainakaan tarkistamatta olisiko jo muutoksen aika. Vaikka kirjeen koostaminen huolella kannattaa, tärkeintä tervetuloviestissä on se, että se on olemassa. Matkan varrella voi aina hienosäätää ja luultavasti mahdollinen vastaanottajilta saatu palaute on hyödyllisempää kuin asian loputon hiominen omassa päässä.

Kaikkien yhdistyksen lähettämien viestien suunnittelu kannattaa tietysti aloittaa miettimällä, mihin viestillä pyrkii. Kun suunnittelin Rozentāls-seuran tervetulokirjettä uusille jäsenille, halusin heidän tuntevan, että he ovat tervetulleita mukaan seuraan paitsi jäsenmaksun maksajina, myös tapahtumien osallistujina ja toiminnan tekijöinä. Siispä kerroin kirjeessä seuran vapaaehtoisryhmistä. "Tekemistä riittää monenlaisille tekijöille: tärkeintä on innostus, sillä kaiken muun voi oppia!", kirjoitin uusille jäsenille. Vaikka kaikki eivät tarjottuun tilaisuuteen tartukaan, haluamme toivottaa ihmiset tervetulleiksi tekemään yhdessä. Monille nimenomaan mahdollisuus toimia itse yhdistyksen tavoitteiden hyväksi on suurin houkutin liittyä mukaan. Mahdollisuuksia siihen kannattaa kehittää koko ajan.


Mitä jäsenmaksulla saa?


Uusille jäsenille voi olla myös hyvä kertoa, mitä jäsenyys tuo tullessaan. Jos jäsenenne saavat jäsenlehden tai jäsenkirjeitä, on kiva tietää kuinka usein niitä on odotettavissa. Jäsenedut kiinnostavat uutta jäsentä tietysti myös, olivatpa ne sitten alennuksia eri liikkeistä, mahdollisuus käyttää yhdistyksen harrastusvälineitä tai jotain ihan muuta.  Mahdollisista jäseneduista voi olla hyvä muistututella jäseniä myöhemminkin, sillä ihminen on unohtavainen olento. Uskollisesta jäsenestä voi olla ikävä kuulla, että tieto jäsenyyden tuomista mahdollisuuksista on jäänyt huomaamatta jo vuosien ajan.

Tervetulokirje on myös hyvä tilaisuus tarjota yhdistyksen maksullisia palveluita tai varainhankintatuotteita uudelle jäsenelle. Yhdistyksen omat jäsenet ovat kaikkein kiinnostuneinta kohderyhmää, mitä suinkin olla saattaa. Juuri heille kannattaa ensimmäisenä kertoa, mitä on tarjolla. Näistäkin mahdollisuuksista kannattaa aika ajoin muistutella myös pitkäaikaisempia jäseniä. Vaikka alkuhuuman ihanat muistot lämmittävät pitkään, täytyy liekkiä ruokkia myös matkan varrella.


Tervetuloa myös tykkäämään Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa!