sunnuntai 8. tammikuuta 2017

Toimintakertomus varainhankintatyökaluna

 
Toimintakertomus on monien apurahahakemusten välttämätön liite, joka kertoo päättäjille toiminnastanne. Se kertoo yhdistyksenne toiminnasta jäsenille, yhteistyökumppaneille ja muille kiinnostuneille. Se voi olla myös keino tuoda toimintaanne uusien ihmisten tietoisuuteen ja vahvistaa vanhoja siteitä. Toisin sanoen toimintakertomus on tärkeä työkalu niin varainhankinnassa kuin muussakin yhdistyksen toiminnassa. Miten hyvä toimintakertomus siis tehdään?

Mitä saitte aikaan?

Toimintakertomus vastaa toimintasuunnitelman heittämiin haasteisiin, eli kertoo miten olette onnistuneet toiminnassanne. Suunnitelmaa kannattaa siis tutkia toimintakertomusta tehdessään. On inhimillistä ja täysin tavallista, ettei kaikkea suunniteltua ole saatu toteutettua. Jonkinlaista vastaavuutta suunnitelmasta ja sitä koskevan vuoden toimintakertomuksesta täytyy kuitenkin löytyä. Ellei suunnitelmia ole pystytty toteuttamaan, kannattaa kertoa mistä tämä johtuu. Varainhankinnan näkökulmasta toimintakertomus on raportti, jossa kerrotte rahoittajillenne kuinka hyvin olette tavoitteenne saavuttaneet. Mikäli saatte toiminta-avustusta joltain julkiselta taholta, toimintakertomus kertoo myös sen mitä tuolla avustuksella on saatu aikaan.

Minkä asian haluat jäävän mieleen toimintakertomuksen lukijoiden mieleen? Mielikuva yhdistyksenne toiminnasta ei muotoudu itsestään, vaan voit vaikuttaa siihen kertomalla tarinoita, jotka mielestäsi ovat kertomisen arvoisia. Vaikka toimintakertomus on virallinen dokumentti, sen ei tarvitse olla tylsä. Voit nostaa esille toiminnasta juuri niitä asioita, jotka ovat sinun ja muiden kertomuksen laatijoiden mielestä tärkeitä.


Toimintakertomuksen laatijalla voi joskus nousta höyryä päästä.


Nimentiputtelu on suotavaa

Et ole passiivi eikä kukaan muukaan yhdistyksessänne ole sellainen. Toimintakertomuksessa voi harrastaa namedroppausta eli nimentiputtelua ihan vapaasti. Jos tapahtumia on järjestetty, koulutusta on tarjottu ja tiedotustakin on suoritettu, voit varmasti kertoa avoimesti kuka nämä asiat on tehnyt. Vastuutehtävät yhdistyksessänne ovat ilon aihe tekijöilleen ja innostuneet ihmiset ovat yhdistyksenne ylpeys.

Toimintakertomuksesta tulisi käydä ilmi ainakin hallituksen jäsenet ja heidän roolinsa hallituksessa: kuka on hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja? Yleensä kertomuksessa kerrotaan myös ainakin vastuullisimmissa tehtävissä työskentelevät työntekijät ja vapaaehtoiset. Ei ole mitään syytä jättää tärkeitä tehtäviä hoitaneita ihmisiä mainitsematta, sillä maininta toimintakertomuksessa on myös arvonannon merkki. Samalla kertomus on myös historiallinen dokumentti, jota tulevaisuuden historioitsijat innolla tutkivat, joten tarkkuudella esimerkiksi nimien suhteen helpotat myös heidän työtään. ( Opiskeluaikoinani istuin historian seminaarissa, jossa esiteltiin useita Perä-Syrjälän säätämis- ja värkkäysyhdistyksen* arkistoista materiaalinsa ammentavia töitä, joten uskokaa minua, historioitsijat saattavat kiinnostua ihan mistä tahansa.)

Muista numerot!

Älä jätä tilinpäätöstä lukijoiden tulkittavaksi vaan kerro omin sanoin, miksi rahanne on käytetty niin kuin ne on käytetty. Ikä ei ole vain numero vaan se kertoo eletystä elämästä, eivätkä tilinpäätöksen luvutkaan ole pelkkiä numeroita vaan ne kertovat siitä, mihin olette varanne päättäneet käyttää. Sanojen ja numeroiden on kerrottava samaa tarinaa. Infografiikka auttaa tässä hyvinkin paljon.

Rahankäytön lisäksi myös muut numeroilla mitattavat asiat elävöittävät kertomusta ja tekevät siitä konkreettisemman. Mikäli yhdistyksenne esimerkiksi järjestää tapahtumia, rahoittajat ja muut tukijat haluavat varmasti tietää osallistujamäärän. Jos tarjoatte neuvontaa ja tiedotusta, kuinka paljon yhteydenottoja saatte? Paljonko tilaajia uutiskirjeellänne on? Sosiaalisen median kanavat tarjoavat myös paljon numeroina esitettävää tietoa. Muutos on aina kiinnostavaa: onko joku asia kasvanut vai pienentynyt edellisestä vuodesta?

Kuvittaminen kannattaa

Toimintakertomukseen voi ja kannattaa liittää valokuvia, piirroksia sekä tietysti myös infografiikkaa. Yksinkertaisimmissakin tekstinkäsittelyohjelmissa pystyy yleensä lisäämään kuvia, joten rahanpuute ei ainakaan estä kuvittamasta dokumentteja. Kuvia ei välttämättä tarvita paljon, sillä myös niitä voi olla liikaa. Kuvatekstit kannattaa kirjoittaa erityisen hyvin, sillä monet lukijat saattavat silmäillä pelkästään väliotsikot ja kuvatekstit.

Infografiikan tekeminen kannattaa tietysti jättää jonkun asiansa osaavan tehtäväksi. Jos sellaista henkilöä ei kerta kaikkiaan yhdistyksessä ole eivätkä rahavarat anna periksi ulkoistaa asiaa, kannattaa tutustua Canvaan. Itse käytän sitä joskus tehdessäni blogiin tekstikuvia kuvitukseksi, mutta ahkerammin harjoittelevan käyttäjän käsissä sen avulla voi luoda varsin päteviä juttuja.

Toimintakertomus on kokovuosityötä

Tämä on ärsyttävän järkevää, mutta ihan oikeasti: toimintakertomusta kannattaa valmistella ympäri vuoden. Toimintakertomusaihiota voi täyttää jatkuvasti esimerkiksi tapahtumien tiedoilla kuten osallistujamäärillä ja mediaraporteilla. Toimintakertomusta pystyy tekemään ryhmätyönä vaikkapa Google docsin tai muiden dokumenttien jakamiseen tarkoitettujen palvelujen kautta. Toimintakertomuksen tekemiseen voi varautua myös kuvituksen näkökulmasta. Kuvaamisen lisäksi täytyy muistaa kerätä eri kuvaajien otokset samaan paikkaan eli yhdistyksen kuva-arkistoon, josta ne saa tarvittaessa helposti käyttöön.

Kun olet nähnyt paljon vaivaa toimintakertomuksen eteen, kannattaa materiaalia käyttää uudelleen. Jos olet kiroillut Canvan kanssa tuntikausia tehdäksesi hienon infografiikan, kannattaa sitä esitellä useammankin kerran. Miten olisi siis vaikkapa aihetta käsittelevä Facebook-päivitys? Toimintakertomuksen valittuja paloja voi vallan mainiosti käyttää erilaisten somepäivitysten aiheina sekä muussa viestinnässä, sillä hyvin tehdystä materiaalista kannattaa ottaa kaikki ilo irti.



Entä jos tekisitte videon toimintakertomusta tukemaan? Lue 6 askelta hyvään varainhankintavideoon.

Muistahan käydä tykkäämässä Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa!

* Vedin nimen alitajunnan syövereistä.