sunnuntai 27. marraskuuta 2016

Apurahan raportointi: tapaus Yksisarvisten ystävät r.y.

Olet siis saanut apurahaa ja käyttänyt sen ihan mahtavien juttujen tekemiseen. Nyt on aika raportoida apurahan käyttö rahoittajalle. Asianmukainen raportointi varmistaa sen, että teillä on mahdollisuus saada rahaa vielä toisenkin kerran. Tutkitaanpa asiaa Yksisarvisten ystävät r.y:n koulutushankkeen kautta.

1. Kaiva sähköisestä lipastonlaatikostasi hakemus esiin. Älä kuvittelekaan, että muistaisit mitä kaikkea olet inspiraation ja rahanhimon vallassa luvannut tehdä. Saati että muistaisit mitä samaa tehtävää ennen sinua hoitanut tyyppi on hakemuksessa luvannut tehdä. Muun muassa juuri tätä  varten hakemukset täytyy säilyttää, eikä pelkästään henkilökohtaisessa arkistossa. Jos organisaatiosi nimissä haetaan apurahaa, vaadi hakemus ja myöhemmin myös raportti organisaation arkistoon. Onneksi Yksisarvisten ystävät r.y. säilyttää kaikkia apurahahakemukset ja -raportit pilvessä. Apurahahakemukset ja -raportit eivät ole itseilmaisua vaan käyttötekstiä, joka kirjoitetaan lähtökohtaisesti tiettyä tarkoitusta varten: esimerkkitapauksessa yksisarvisten luomukasvatusta koskeviin koulutuksiin.

2. Raportointi kannattaa aloittaa lukemalla hakemus läpi. Toivon mukaan olet jossain vaiheessa hankkeen aikana vilkaissut sitä tai muulla tavoin varmistanut että teet todellakin juuri sitä mihin olet saanut rahoitusta. Nyt kommentoit hakemuksessa esittämiäsi toimenpiteitä ja tavoitteita. Yksisarvisten ystävät järjesti yksisarviskoulutuksen, johon kutsuttiin 300 ihmistä, mutta osallistujamäärä jäikin pienemmäksi. Raportissa he kertovat miksi: yhteistyökumppaneita etsiessään he huomasivat, että tietoisuus yksisarvisten kasvatusmahdollisuuksista on vielä melko vähäistä, joten tiedotustyötä tarvitaan vielä paljon. Onneksi runsaasti julkisuutta saanut koulutus paransi tilannetta, ja nyt YY:llä on materiaalia työn jatkamista varten! 

3. Kuten hakemus, myös raportti kirjoitetaan sekä sanoin että numeroin. Taloudellista raportointia helpottaa valtavasti, jos olet pitänyt kirjaa hankkeen tuloista ja menoista aivan hankkeen alusta lähtien. Varsinkin pienet kulut unohtuvat nopeasti, mutta yhteenlaskettuina niistä voi tulla suuri summa. Ostettiinko koulutusyksisarvisille omenoita palkkioksi hyvästä käytöksestä? (Tai Yksisarvisten ystävät r.y:n hallituksen jäsenille?) Sama koskee tietysti myös tuloja.  Jokainen pienikin lipputulo, luentopalkkio tai muu hankkeeseen liittyvä tulo kannattaa merkitä raporttiin. Jopa taaperoitten yksisarvisratsastuksesta Pöytyän kesämarkkinoilla tienatut sataset. Vaikka ne olisivat summaltaan pieniä, myyntitulot voivat kertoa hanketta kohtaan tunnetusta kiinnostuksesta ja olla siten rahallista arvoaan arvokkaampia.

Kuvan teki siskoni Mirka.


4. Elämme maailmassa jossa arvostetaan numeroita. Kun kirjoitat hankkeesta, mieti mitä kaikkea voit kertoa numeroilla. Montako osallistujaa yksisarviskoulutuksessa oli? Entä montako tykkääjää hankkeesta tiedottavalla Ystävän tarvista? Muista yksisarvista- Facebook-sivulla on? Olivatko yksisarviset kenties mediassa? Kuinka monta kertaa ja missä? Muista että jokainen mediaosuma on tärkeä, median koosta huolimatta. Yksisarvisten ystävät tekivät monta sataa tuntia vapaaehtoistyötä hankkeessa, ja tästä kannattaa tietysti kertoa hanketta raportoidessaan.

5. Mikä oli se muutos jonka hanke sai aikaan? Rahoittajat hakevat muutosta, joten anna se heille raportin muodossa. Joskus kuulee ihmisten toivovan, että hyvin toimivat hankkeet saisivat jatkaa työtään rauhassa ilman jatkuvaa muutosta. Yleensä kuitenkin rahoittajatahot haluavat aina jotain uutta. Raportoijan tehtävä on tällöin etsiä uusia näkökulmia ja kirjoittaa muutos näkyväksi. Yksisarvisprojekti toi yksisarviset mediaan ennennäkemättömällä tavalla ja antoi runsaasti uutta tietoa suomalaisten suhtautumisesta yksisarvisiin. Projekti nosti esille kysymyksiä, johon tulevaisuudessa etsitään vastauksia.

6. Ihanteellisessa maailmassa hanke ei jää yksittäistapaukseksi vaan on osa suurempaa prosessia. Raportissa voit siis kertoa, miten aiot jatkaa hankkeessa aloitettua työtä. Tämä on tietysti myös hyvä paikka pedata tulevia hankehakemuksia kertomalla, kuinka tärkeää työn jatkaminen on. Koska Yksisarvisten luomukasvatus- hanke paljasti, miten tietämättömiä suomalaiset asiasta ovat, esimerkkiyhdistyksemme hakee hankeapurahaa selvityshankkeeseen, jossa tutkitaan yksisarvisten terapiakäyttöä.

Bonusvinkki: säästä raportti. Siihen kirjoitettu teksti tuottaa suurta iloa, kun koostat vuosikertomusta tai vaikkapa seuraavaa samaan aiheeseen liittyvää hankehakemusta. Kirjoittaminen on aikaavievää työtä, joten työn tuloksia kannattaa käyttää monta kertaa.

Tsemppiä raportointiin! Luehan vielä nämä:

Mitä tehdä vanhalla apurahahakemuksella? 

3 vinkkiä apurahanhakijoille

Ja sokerina pohjalla: käy tykkäämässä Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa.